Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: September 2026
§ 1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der DATAGROUP Ulm GmbH, Magirus-Deutz-Straße 17, 89077 Ulm (nachfolgend „DeskFlow" oder „Anbieter") und den Nutzern der Plattform DeskFlow (nachfolgend „Kunde").
Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
§ 2 Vertragsschluss
Die Registrierung und Nutzung der DeskFlow-Plattform stellt ein Angebot des Kunden zum Abschluss eines Nutzungsvertrags dar. Der Vertrag kommt zustande, wenn DeskFlow den Zugang durch Freischaltung des Kontos bestätigt oder die Nutzung der Plattform ermöglicht.
Voraussetzung für den Vertragsschluss ist, dass der Kunde oder der zugehörige Arbeitgeber über einen gültigen Microsoft Entra ID-Mandanten (Tenant) verfügt und die technischen Mindestanforderungen erfüllt.
§ 3 Leistungsbeschreibung
DeskFlow stellt eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Plattform bereit, die folgende Kernfunktionen umfasst:
- Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen (Desk Booking)
- Interaktive Bürokarte mit Belegungsanzeige
- Check-in am Arbeitsplatz und Anwesenheitsübersicht
- Analyse und Auswertung der Büroauslastung
- Nutzerverwaltung und Berechtigungssteuerung
Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif (Free oder Enterprise). DeskFlow ist berechtigt, den Funktionsumfang durch Updates weiterzuentwickeln, sofern dies dem Kunden zumutbar ist und die wesentlichen Vertragspflichten nicht beeinträchtigt werden.
DeskFlow strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im monatlichen Durchschnitt an (ausgenommen geplante Wartungsfenster). Ein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit besteht nur im Rahmen gesondert vereinbarter Service Level Agreements (SLA).
§ 4 Nutzungsrechte und -pflichten
DeskFlow räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht ein, die Plattform im Rahmen dieser AGB zu nutzen.
Der Kunde ist verpflichtet:
- Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und unbefugten Zugang zu verhindern
- Die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke zu nutzen
- Keine automatisierten Abfragen oder Scrapers einzusetzen
- Benutzerkonten nur an tatsächliche Mitarbeitende der Organisation zu vergeben
- DeskFlow unverzüglich über Sicherheitsvorfälle oder Missbrauch zu informieren
Eine Unterlizenzierung oder Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte außerhalb der Kundenorganisation ist nicht gestattet.
§ 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos nutzbar. Für kostenpflichtige Tarife gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Website veröffentlichten Preise. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich im Voraus. Zahlungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig. Bei Zahlungsverzug ist DeskFlow berechtigt, den Zugang zur Plattform vorübergehend zu sperren.
DeskFlow behält sich vor, Preise für kostenpflichtige Tarife mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht.
§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung
Der Vertrag für den Free-Tarif läuft auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit ohne Frist gekündigt werden.
Kostenpflichtige Tarife werden auf monatlicher Basis abgeschlossen und können jeweils zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Die Kündigung ist in Textform (E-Mail) an sales.ulm@datagroup.de zu richten.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt und diesen Verstoß trotz Abmahnung nicht abstellt.
Nach Vertragsende werden die Kundendaten für 30 Tage zur Abholung bereitgestellt und anschließend unwiderruflich gelöscht.
§ 7 Haftung
DeskFlow haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.
Für leicht fahrlässig verursachte Schäden haftet DeskFlow nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) und nur in Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens. Die Haftung für leicht fahrlässige Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten ist ausgeschlossen.
DeskFlow haftet nicht für Datenverluste, die auf unzureichende Datensicherungsmaßnahmen des Kunden zurückzuführen sind.
§ 8 Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung, die unter /datenschutz abrufbar ist. Soweit DeskFlow im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
§ 9 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Für Streitigkeiten mit Unternehmern ist ausschließlicher Gerichtsstand Ulm.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.
DeskFlow behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Der Kunde wird per E-Mail über Änderungen informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe, gelten die neuen AGB als angenommen.